Битрикс24 — это комплекс полезных инструментов для результативной работы вашей команды развития.
Инструменты, которые помогают работать вместе, успевать вовремя и действовать на опережение.


Проект "Бескровный процесс интеграции инновационных продуктов для эффективного управления работой муниципалитета"

Цель

Создание и развитие инструмента обеспечивающего реализацию технологии "Бережливое производство" в работе органа местного самоуправления, нацеленного на обеспечение эффективного взаимодействия, "открытости" органа местного самоуправления. Обеспечивающего использование сотрудниками особых принципов организации работы ориентированных на постоянное улучшение социально-экономического развития территории, качества жизни и повышения уровня удовлетворенности граждан.


Задачи

- Регламентировать и описать внедренные изменения рабочих процессов. 

- Сформировать и внедрить систему инструментов для увеличения скорости реализации задач, автоматического контроля их выполнения

- Сформировать и внедрить "единое окно входа" обращений граждан, инцидентов в социальных сетях и других источников. 

- Автоматизировать рутинные операции по подготовке печатных форм и отчетности при реализации рабочих процессов в рамках проекта.

- Обеспечить единые подходы и инструменты для внутренней работы муниципалитета с учетом взаимодействия с информационными системами регионального и федерального уровня

- Обеспечить роботизированный и персональный контроль за процессом и результатами персональных задач специалистов

-Обеспечить непрерывность деятельности в администрации муниципалитета и бесшовных переход на новые инструменты в бизнес-процессах администрации



Эффекты

- Реализация задач в рамках приоритетных проектов Российской Федерации в части повышения открытости органов местного самоуправления и их цифровизации

- Обеспечение требований импортозамещения и целей на развитие отечественного IT-рынка

- Увеличение вовлеченности жителей муниципального образования в сферу местного самоуправления

- Рост числа вовлеченных самоорганизующихся сообществ, в развитие цифровой репутации муниципального образования

- Применение инструментов «бережливого производства», направленное на совершенствование системы местного самоуправления с ориентацией на долгосрочную перспективу

- Применение процессного подхода - повышение эффективности деятельности органов местного самоуправления территории за счет выстраивания всех процессов и операций в виде непрерывного потока создания ценности

- Ориентация на результат - настойчивость в преодолении барьеров при оптимизации процессов в деятельности органов местного самоуправления территории;

"Живой" пример бескровного внедрения без прерывания деятельности на примере личного опыта

Начало внедрения...

Общий протест новой нагрузке

Начало внедрения всегда сопровождается сопротивлением либо отдельных сотрудников, либо всего коллектива. Большой объем бумаг, количество более 10 каналов обращений граждан, растущее количество государственных информационных систем для получения и внесения информации - все это не способствует желанию "начать использование" еще одной системы

Читать больше
После получения первых результатов...  

Выявление личных выгод использования

Сокращение временных затрат на согласование и подготовку документов, помощь в контроле за исполнением задач и поручений, наглядное представление информации о текущих задачах, автоматизация рутинных операций и другие преимущества позволяют эффективнее использовать рабочее время.  

Читать больше
После "запрета" новым руководителем...

"Как было хорошо..."

Сложившаяся политическая ситуация в муниципалитете привела к смене главы Администрации. Внедренная система делопроизводства была отменена, пришедшим исполняющим обязанности главы Администрации.  Сотрудники Администрации после получения опыта использования системы смогли оценить разницу между подходами

Читать больше

Начало внедрения...

Общий протест новой нагрузке

Начало внедрения всегда сопровождается сопротивлением либо отдельных сотрудников, либо всего коллектива.  

Основные характеристики для этого этапа:

  • Большой объем бумаг
  • Более 10 несвязанных каналов обращений граждан, каждый из которых контролируется отдельно
  • Растущее количество государственных информационных систем, где специалистам необходимо отслеживать и вносить информацию
  • Проведение ежедневных общих планерок, где временная доля участия специалиста 10-15%
  • Для проведения 5ти минутной рабочей встречи с руководителем необходимо потратить до часа ожидания
  • Контроль сроков исполнения задач ведется на уровне поручений по протоколам собраний, без учета операционной деятельности
  • Руководитель подразделения или муниципалитета не имеет актуальной информации по конкретным обращениям и задачам
  • Сводная информация агрегатируется только в период отчетов главы муниципалитета, носит субъективный характер, не может быть использована для принятия оперативных решений

    • Основные причины протеста и сопротивления::

  • "Еще одна система/прихоть/глупость которая потребует моего дополнительного времени"
  • Я предпочитаю личное общение
  • Возможность давать субъективную информацию, при своих недоделках
  • Высокая степень прозрачности и документирование действий отдельных специалистов при самостоятельной работе или в группе
  • Потеря возможностей манипуляции при регистрации и прохождении информации о нарушениях правил благоустройства и иных действий, особенно в секторе муниципального контроля
  • Потеря возможностей манипуляции над процессом выдачи документов разрешающего характера - разрешений на размещение строительных материалов, проезда транспорта и т.д.
  • Нет желания получению новых навыков

    • После получения первых результатов...  

    Выявление личных выгод использования

    После внедрения отдельных инструментов мнение сотрудников о необходимости использования инструментов начинает меняться. Появляются сторонники и противники. Противников можно разделить на две основные категории. Тех, кому непривычны "новые" подходы к работе и тех, кому это не выгодно, учитывая коррупционные мотивы.

    Основные характеристики для этого этапа:

  • Сокращение объем бумажного взаимодействия
  • Единая база учета обращений
  • Ведение истории обращений
  • Сокращение времени подготовки и согласования разрешающих документов до 75%
  • Сокращение потерь рабочего времени на ожидание взаимодействия с руководителем и между сотрудниками
  • Контроль нарушений благоустройства и сроков их устранения с помощью он-лайн карт. Сокращение времени "взятия в работу" отвественным специалистом до 10 минут
  • Руководитель подразделения или муниципалитета имеет актуальную информации по конкретным обращениям и задачам
  • Сводная информация и аналитика доступна постоянно, видны все действия и бездействие сотрудников. Может использоваться для принятия оперативных решений, либо уточнению действий сотрудников.

    • Появление личных выгод:

  • Интеграция получения информации из других информационных систем, позволяет получить все входящие запросы и обращения для обработки в одном рабочем пространстве
  • Возможность планирования рабочего времени без учета занятости других специалистов при согласовании действий или выполнении совместных задач
  • Нет необходимости доказывать, кто не выполнил свою часть совместной работы при решении совместных задач и проектных мероприятиях
  • Сокращение времени на подготовку регламентированных документов, протоколов собраний, рутинных операций, поиск информации о ранее проводимых мероприятиях, подготовке претензионной работы и т.д.
  • Автоматизированный контроль за выданными разрешениями и обращениями сокращает предпосылки для административных штрафов на сотрудников администрации и руководителя
  • Возможность удаленной работы

    • После "запрета" новым руководителем...

    "Как было хорошо..."

    Сложившаяся политическая ситуация в муниципалитете привела к смене главы Администрации. Внедренная система делопроизводства была отменена, пришедшим исполняющим обязанности главы Администрации. Сотрудники Администрации после получения опыта использования системы смогли оценить разницу между подходами

    Пример потерь эффективности работы после запрета использования:
    Приведу пример. В Битриксе у нас был к собран весь материал к Всероссийскому конкурсу по комфортной городской среде. По сути - это материалы различных служб и специалистов, ранее хранившиеся на разных ресурсах. Даже после конкурса,  мы стали использовать информацию о комфортной городской среде и нашем поселении с Битрикса. А когда Битрикс отключили, то мы начали испытывать трудности, где найти тот или иной документ, протокол, постановление, даже фото. А поскольку в администрации и МКУ быстрая сменяемость кадров, то, часть материала вообще больше не была найдена.
    Что касается формирования плана работы администрации. В Битрикс заходили сотрудники и видели не только свои совещания и мероприятия, но и других отделов. Поэтому было ясно, на какой день поставить сход граждан, будет ли свободен глава, или у него собрание депутатов. Даже увидев в Битриксе запланированное собрание депутатов, я понимала, что надо заказывать очередной номер газеты Зерноград официальный, сразу заводила письмо о заказе в систему Дело. Все шло быстрее. Весь процесс.
    А с отключением Битрикса, мы опять перешли на устные личные договорённости. Что менее надежно. Секретарь вбивала в график главы мероприятие и занималась другими вопросами. А без Битрикса опять пришлось писать напоминалки на бумажечках.
    Ольга Королева, Главный специалист по работе с ОТОС, общественностью и СМИ

    Результаты применения технологии внедрения

    г.Зерноград, Ростовская область 2018-2021 гг.

    50%

    Сокращение времени подготовки ответов по обращениям до 50%

    75%

    Сокращение времени на резолюцию руководителя и принятия в работу специалистов до 75%

    50%

    Сокращение рисков нарушения сроков досудебного урегулирования и подготовки материалов для судебных заседаний до 50%

    50%

    Сокращение сроков ответа гражданам до 50%

    75%

    Сокращение времени подготовки специалистами и юристами доказательного материала для ведения арбитражной практики при исполнении контрактов до 75%

    90%

    Сокращение времени сбора актуальной информации о проекте или обращении руководителем до 90%

    30000

    в год, минимальная стоимость владения

    10

    минут, время для организации рабочего места

    100

    процентов мобильность персонала

    3

    месяца, скорость интеграции решения

    Дорожная карта

    от 1 дня до 1 месяца в соответствии с 44-ФЗ

    Покупка программного продукта Битрикс24

    1. Выбор варианта приобретения программного продукта Подробнее...
    2. Определение источников финансирования
    3. Заключение договора на приобретение
    4. Поставка программного продукта

    15 дней

    Разработка технического задания на внедрение и обучение 1-го этапа

    1. Определение приоритетных  задач и рабочих процессов для внедрения программного продукта. Формирование задания для первого этапа внедрения. 
    2. Определение подразделений органа местного самоуправления, участвующих в первом этапе внедрения и лиц ответственных за реализацию. Документальное обеспечение распоряжений и приказов.
    3. Формирование и детальная проработка рабочих процессов первого этапа внедрения

    от 10 дней в соответствии с 44-ФЗ

    Заключение договора на внедрение инструментов 1-го этапа

    1. Формирование коммерческого предложения на основании выполненной подготовки
    2. Определение источников финансирования
    3. Заключение договора на внедрение и обучение

    30-45 рабочих дней

    Подготовка пакета документации и внедрение инструментов 1-го этапа

    1. Подготовка внутренних регламентов и инструкций использования программного продукта 
    2. Бетта-тестирование в рабочем процессе
    3. Уточнение инструкций
    4. Обучение сотрудников, участвующих в рабочих процессах первого этапа

    5-10 рабочих дней

    Разработка технического задания следующего этапа.

    1. Контроль и корректировка работы программного продукта и инструкций использования первого этапа
    2. Определение приоритетных задач и рабочих процессов для следующего этапа внедрения. Формирование задания.

    Варианты приобретения программного продукта
    Битрикс24

    ОБЛАЧНАЯ ВЕРСИЯ

    Тариф ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ

    134 280
    лицензия на 12 месяцев

    На 100 пользователей

    • Все возможности для старта с возможностью перехода на коробочную версию

    Подробнее об
    ОБЛАЧНОЙ ВЕРСИИ

    Преимущества

    облачного варианта

    6
    основных

    100 пользователей

    • Нет затрат на размещение проекта
    • Максимально быстрый старт внедрения
    • Нет затрат на обслуживание системы

    • Обеспечение устойчивости работы со стороны компании 1С-Битрикс в режиме  24/7

    • Более низкие затраты на начальном этапе
    Подробнее...

    Недостатки

    облачного варианта

    2
    основных

    Зависимость от устойчивости сторонних ресурсов 

    • Зависимость от стабильности интернет соединения

    Подробнее...

    КОРОБОЧНАЯ ВЕРСИЯ

    Тариф КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ

    159 000
    лицензия на 12 месяцев

    На 50 пользователей 

    • в первый год пользования
    • далее 25% 
    Подробнее о
    КОРОБОЧНОЙ ВЕРСИИ

    Преимущества

    Коробочного варианта

    5
    основных

    Индивидуальные настройки интерфейса и бизнес-логики

    • Больше возможностей и интеграций, чем в облачной версии
    • Нет зависимости от устойчивости внешних систем
    • Нет зависимости от интернет соединения для внутренних рабочих процессов

    • При переходе с облачного Битрикс24 данные сохраняются
    Подробнее ...

    Недостатки

    Коробочного варианта

    3
    основных

    Более высокие финансовые и временные стартовые затраты 

    • Обеспечение работы и устойчивости собственными ресурсами
    • Ограниченное количество пользователей и возможностей на сопоставимых по ценам лицензиям


    Подробнее...

    Реальная практика использования

    Презентация  Интеграционная платформа   для обеспечения реализации ЦУР

    Скачать

    КОНТАКТЫ

    Эл. адрес: zakaz@monolit.pro
    Телефон/Факс: +7 (863) 322-03-32